Офисная история
Давно прошли те времена, когда на всё предприятие был только один убогий, но зато двухсекционный металлический шкаф ужасающего внешнего вида, служивший убежищем для всякого бухгалтерского хозяйства. Эта хреновина зачастую жила в помещении бухгалтерии со второго пришествия или, по меньшей мере со времён Хрущёвской оттепели, пустив корни в исторический паркет. Закрывались они, как правило, на замки с ключами, достойными запоров для скотных дворов.
Сила инерции такова, что и по сей день эти чудовища возвышаются в присутственных местах и замшелые, но “многоопытные” сотрудницы счётов и накладных настаивают на пополнении поголовья именно двухэтажными чудищами. Уверенность апологетов ”классических” решений такова, что когда однажды утром они видят любимого монстра выпотрошенным, то их состояние оказывается близким к суицидальному. Что происходит и при визите вызванного по причине утраты ключа слесаря, прилюдно вскрывающего замок посредством канцелярской скрепки.
Времена сейчас другие и хранение всякого хозяйства, зачастую жизненно важного для бизнеса, требует совершенно других подходов. Начнём мы пожалуй традиционно с бухгалтерии. Здесь защиты требуют в первую очередь деньги - от кражи, документы, накапливающиеся в огромных количествах - от огня, и распространившиеся в последнее время всякие флешки, тоже требуют защиту от огня, но уже вместе с архивами данных и резервными копиями, в соответствии с нормативами для носителей компьютерных носителей информации. Есть ещё подраздел, связанный с работой отдела кадров, который живёт зачастую вместе с бухгалтерией. Кадровики, имеют дело с двумя специфическими форматами бумажных документов, а именно трудовыми книжками и личными делами, которые в один и тот же сейф не умещаются. Хотя есть варианты.
Что из бухгалтерского хозяйства где хранить? Наибольший объём представляют собой разнообразные папки, именуемые у нас “типа Корона”, они же Евро DIN-A4, занимающие собой множественные шкафы. Необходимость оберегать всю эту кипу бумаги от огня и, не столько от несанкционированного доступа, сколько от бардака и сования постороннего носа в документы, даёт возможность ограничиваться недорогими огнестойкими сейфами. Правда есть одна особенность - большие, то есть в полный рост, по полной программе огнестойкие сейфы весят, как правило несколько сотен кило, что вынуждает бухгалтерских дам ежедневно качать руки, открывая и закрывая увесистые двери. Правда, в том случае, когда можно разделить документы на архивные и потребные на каждый день, последние вполне можно складировать в шкафах с пониженной огнестойкостью. Таких, как например Diplomat DC.
Нет, конечно можно вообще ограничиться деревянным шкафчиком, либо жестяной консервной банкой, но не следует потом удивляться, когда вся бумага превратится в пепел или уйдёт вовсе на сторону. Последнее, кстати, может оказаться гораздо опаснее для бизнеса. Ведь многие документы, оказавшись в недобрых руках, могут причинить существенно больший вред, чем если бы они просто сгорели.
Естественно для подобных случаев есть своё лекарство - огневзломостойкие сейфы. Хотя по полной программе сертифицированные сейфы типа KASO PTK могут показаться дороговаты и тяжеловаты. Но на счастье существует другая порода шкафов, изготавливаемых по сейфовым, но несколько упрощённым канонам. Приведу в качестве примера две серии так называемых архивных шкафов производства итальянской Bordogna - 3000 и 8000, отличающимися друг от друга только тем, что последние представляют собой разборную версию. Наружная и внутренняя стенки из 3-х миллиметровой легированной стали и полимерный нетоксичный наполнитель между стенок, обеспечивают защиту от пожара на уровне 20-30 минут и взломостойкость по классу S1. Честно говоря, подобные конструкции, изготовленные из откровенно отстойного и ржавого железа, соотечественники умудряются сертифицировать на второй если не на третий класс взломостойкости.
Такие архивные шкафы по сути являются идеальными и практически вечными вместилищами для документов. На своей исторической родине их покупают карабинеры, почтовые офисы и всякие вокзалы с прочими транспортными объектами. Какие люди там работают, Вы наверняка догадываетсь. Те же карабинеры в состоянии немедленно переломать всё, чего касаются руками, но Бордоньевские шкафы ничего, живут и служат десятки лет. Кстати, в страдающих шпиономанией “секьюрити” организациях принято эти шкафы оснащать всякими продвинутыми электронными системами, включая любимые секретчиками всех времён и народов счётчики количества открываний.
Вот мы разобрались, где бухгалтерии документы хранить следует. Хотя за бортом осталась не очень у нас распространённая манера хранения документов, зато безгранично популярная в проамериканских государствах, удобная и экономичная - форма подвесных папок, они же фолдеры, по непонятной причине величаемая у нас картотечной (видимо по аналогии с библиотечными картотеками).
Следует отдать должное заокеанским бюрократам, они толк в организации комфортной работы знают. На самом деле, всякие не очень объёмные пакеты документов намного удобнее хранить не в громоздких полупустых картонных папках, а в не занимающих лишнего места и намного проще каталогизируемых подвесных. Сейфы, как правило, 4-х ящичные, пришли к нам из Северной Америки. Именно четыре выдвигающихся ящика дают возможность нормально копаться в содержимом человеку среднего роста. Как показывает практика, несколько стоящих плечом к плечу, как правило, огнестойких “картотек” вмещают в себя безграничное количество документов, к тому же содержащихся намного более упорядоченно, чем папки в обычных шкафах.
Файловая система хранения, уже намозолившая глаз в голливудских фильмах, постепенно вползает в наши офисы. При этом, изделия, подобные южнокорейским Diplomat File Сabinet (DFC) могут решить и классическую картотечную задачу - хранение разноформатных документов, в первую очередь - трудовых книжек. Не лишне напомнить, что огнестойкость для подобной картотеки является первоочередной надобностью. Одностенная железная конструкция, как правило распадающаяся на части через пару лет эксплуатации, не смотря на свою дешевизну, не имеет никакого смысла.
Место обитания “картотечных” сейфов - клиентские отделы, юридические службы и, естественно, отделы кадров. Личные дела и являются теми самыми папками с не очень большим количеством листочков, которые исключительно удобно подвесить в расписанных по алфавиту ящиках. Все упомянутые службы используют в своей деятельности магнитные носители, которые, чтобы не тратиться на отдельный сейф, можно уложить в один из картотечных ящиков, предварительно укомплектовав его специальным отсеком для магнитных носителей.
IT-отдел.
Вот кому нужны специальные сейфы для магнитных носителей хранить резервные копии с серверов и с пользовательских компьютеров. Порядок или хаос с архивными носителями может быть замечательным критерием для понимания руководителем, что произойдёт с бизнесом, если в один прекрасный момент всё серверное хозяйство накроется медным тазом. Аккуратно разложенные пронумерованные резервные копии в хорошем дата-сейфе - единственный залог непрерывности течения бизнеса.
Раз уж нас занесло в IT отдел, следует упомянуть некие изделия, существенно повышающие безопасность хранения и обработки данных предприятия. А именно сейфы для серверов. Любой сервер, надёжно запертый в хорошо вентилируемом ящике, будет работать намного надёжнее, чем просто стоящий на столе или в привычной всем стойке. В первую очередь потому, что никто, даже допущенная и хорошо тренированная уборщица, не сможет ни за что руками схватиться. Различают две породы серверных сейфов - просто запираемый ящик со встроенной вентиляцией, решающий задачу изоляции собственно сервера вместе с ключевыми свичами от шаловливых рук, и радикальные системы со встроенными кондиционерами, способные выдержать попадание реактивного снаряда. Последние, правда оказываются не вполне рентабельными из-за того, что аналогичным образом при сопоставимом бюджете можно оборудовать целую серверную комнату. Что не исключает использования в последней первых - любое помещение приходится убирать и если то, что можно облить водой или протереть шваброй, надёжно заперто, все данные целее будут.
Так же серверные сейфы хорошо вписываются в секьюрити надобности, ведь видеорегистраторы тоже надо держать запертыми во избежание “случайного” отключения в самый интересный момент или неожиданного исчезновения нужной записи. Классическим примером таких серверно-видео-сейфов являются сейфы от Bordogna из ферритонасыщенной стали серии TVCC.
Служба безопасности.
К объектам потребления этой службой относятся ещё две категории сейфов. Очевидно, что необходимы сейфы для оружия разного калибра, расчитанные под надёжное хранение всякого, от рогатки до гранатомёта. Наблюдения за фактическим применением оружейных сейфов, наличие которых назойливо контролируется разрешительными органами внутренних дел, показывают, что то, что используется и одобрено для хранения оружия, по большому счёту подходит только для хранения швабры. Что и понятно, ведь финансирование закупок этих сейфов всегда проходит под лозунгом “числом поболее, ценою подешевле”. Зато, гарантированно ничто не пропадёт: если вдруг службу охраны лишат права на хранение оружия, то будет где держать уборочный инвентарь. Серьёзные системы, вроде Gun-Stock от Bordogna, автоматизированно выдающие и принимающие пистолеты-пулемёты, не востребованы у нас, ведь надо же давать возможность майорам Евсюковым проявить себя, а их руководителям - уволить отличившегося задним числом.
Вторая категория изделий, находящихся в охранном ведомстве, являются сейфы для ключей. Штука простая, но важная. Конечно висящие красные коробочки “при пожаре разбить”, тоже являются своего рода сейфами, но мы хотим остановиться на тех железках, которые облегчают наше ежедневное существование и делают жизнь чуть более безопасной и упорядоченной. До тех пор, пока есть хоть одна дверь, запираемая на ключ, надо где-то хранить как её рабочий ключ, так и дубликат “на всякий случай”. Диапазон решений, применяемых для хранения разнообразных ключей, достаточно широк. Начиная с лёгких прикручивающихся к стене коробок, исключительно удобных для ежедневного использования и вплоть до специально оборудованных сейфов четвёртого-пятого класса защиты от взлома.
Сейф для ключей освобождает наши руки и карманы от звенящих связок, делая жизнь удобнее и безопаснее, но не надо доводить здравые идеи до абсурда и смотреть на всё ещё встречающиеся “ключницы”, запираемые на ключ. Все разумные давно перешли на электронные замки, надёжные и удобные.
Касса.
Сейчас нам придётся вернуться обратно в бухгалтерию, но со стороны кассы. То есть непосредственно к организации выдачи и хранения денежных знаков. Надобности здесь две. Одна, достаточно простая - хранить. Выручку или зарплату. И то и другое может образовывать значительные суммы, привлекательные для охочего до чужого добра сброда. Причём и то и другое, то есть выручка и зарплата, есть величины переменные и, как показывает статистика, “уходят” из бухгалтерии именно в моменты достижения максимальных значений. Мы не будем в этой статье рассуждать о причинах этого явления, а обратим внимание исключительно на факт адекватной оценки рисков. Выбирать сейф для хранения кэша надо исходя не из традиционного “у нас наличных денег в кассе не бывает”, а держа в уме, какие максимальные суммы “на часок” оказываются сложены в бухгалтерский сейф.
Зная реальности оборота наличности, особенно не отражаемой в бухгалтерской отчётности, искреннее удивление вызывают традиционные закупки шкафов отечественных, пусть даже и оснащённых гост-сертификатами на достаточно высокие классы, но недолго защищающих кровно заработанное. Здравый смысл говорит о том, что любая контора численностью персонала более от 10 до 50 человек, каждые две недели рискует, как минимум, миллионом рэ, к выдаче сверх зарплатных карточек и пр. При этом бюджет на нормальный европейский сейф третьего класса взломостойкости, который в состоянии продержаться от ночи пятницы до утра понедельника, уместится как раз в эмпирические 10 процентов от суммы риска. И это надо потратить один раз и жить спокойно не один десяток лет. Хотя в условиях нашей экономики, ориентированной на стремительный распил секреций госбюджета и исчезновение юрлица, настрой на контуры и валберги вполне оправдан.
Для тех, у кого бухгалтерия работает с наличными в двух направлениях, актуальна минимизация количества бумажек, до которых может дотянуться руками как кассир, так и набежавшие нежданные гости. Депозитные, то есть глотающие выручку сейфы, позволяют существенно сократить риски мелких краж. Выбор многообразен: начиная с крепящихся под крышку стола или прикрученных непосредственно под столом конструкций, вплоть до доставляющих денежные знаки в соседнее изолированное помещение. Зачастую в этих сейфах на основной отсек, куда собственно деньги падают, устанавливают замки с задержкой открывания, что помогает потянуть время в том случае, когда недобрые гости убедительно просят открыть дверцу. Такие сейфы с сюрпризом принять называть темпокассами. Эффективность подобных систем очень сильно зависит от их реальной интегрированности в существующую систему безопасности. Что, в наших условиях, зачастую оказывается бесполезным в силу всеобщего разгильдяйства.
Существуют ещё всякие тупиковые ветви типа сейфа, который почти банкомат, то есть умеет ещё считать, сортировать и отделять всё, в него впихиваемое. Появившиеся, благодаря активно размножившим дорогостоящее банкоматное оборудование китайским умельцам, подобные сейфы с “интеллектом” на самом деле ничего, кроме лишнего геморроя своим владельцам не дают. Просто представьте себе ситуацию, когда к Вам вламываются охотники за налом, а вы в этот момент пытаетесь банкноту за банкнотой скормить весомую котлету сопротивляющемуся агрегату, которого регулярно тошнит слегка помятыми купюрами. Конечно есть исключения, но их производят в европе и вденьгах они заметно отличаются.
Для хранения же серьёзных ценностей, которые не всегда денежные знаки, и, в большинстве случаев, располагаются уже не в бухгалтерии, нижней границей защищённости являются сейфы четвёртого, если не пятого классов. Конечно мы имеем в виду настоящий четвёртый класс, а не тот, у которого два мужика ломом дверь отодрали. Как Вы уже догадались, речь идет о сейфе для босса, а это очень тонкая материя. С одной стороны это должна быть действительно “Вещь”, с другой - объект, не портящий интерьера. И вот этот баланс между функцией и понтами достаточно сложно уловить.
Ну а самая простая, зато массовая тема, это сейфы для планктона. То есть для той офисной массы, которая непонятно что делает, но по статусу какой-никакой сейф положен. Вот этот самый какой-никакой может быть обыкновенным огнестойким сейфом, имя которым - миллион. Поскольку никакой особой защиты им не нужно, только от огня спасти рабочие документы, а из ценностей у этой категории работников, как правило только бутерброд, то часовой огнестойкий кореец - то что нужно. Надо только понимать, что кадровая текучка среди этой группы присутсвует, а каждый увольняющийся как правило оставляет подарок типа забытых кодов и утраченных ключей. Поэтому, что бы не тратить лишних денег на расчистку конюшни, разумно оснащаться сейфами исключительно с электронными замками, отдавая предпочтения тем моделям, которые позволяют по-тихому завести второй код, что даёт безопасникам дополнительный контроль за тем, что планктон думает и ест.
И напоследок коснёмся специфической продукции, востребованной большими офисными центрами, супермаркетами и фитнес забегаловками, то есть местами, где надо изолировать множественные личные предметы. Некоторое время назад подобные изделия появились в банках и служили для раздачи выписок клиентам. Заводы освоили выпуск этих специфических почтовых многоящечных шкафов, но затем банки перестали распределять клиентские выписки, перейдя исключительно на электронное общение, но вкус к этим шкафам почувствовали другие, Сначала всякие гипермаркеты начали ставить подобные изделия на подходе к кассовому узлу, дабы изолировать личные бумажники кассиров от казённых денег. Затем пришла очередь всяких оздоровительных заведений, когда спортсмены, не доверяя раздевальным шкафчикам, стали складывать свои личные предметы под присмотр дежурного администратора. Ну и в офисных центрах эти минипочтампы прижились как средство коммуникации между администрацией и арендаторами.